適用一輩子簡報的技巧及觀念

 

作者:優瑞牙醫診所 林奕廷 牙醫師

 

 

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終於有機會參加這個課程!

 

去年原本報名了《簡報架構與視覺設計工作坊》,但因為臨時有事,所以轉讓給其他人。因緣際會之下,今年又有機會參加同一課程,而且是全新改版,非常感動。

 

會想參加這個課程,是想要抓到如何做出好簡報的原則,果然蔡校長一早打頭陣,藉由兩種不同風格的簡報,我們很容易可以體會到其中差別。我覺得這個方式非常不錯,能馬上帶給大家強烈的印象,好簡報、不好的簡報高下立判,也給了大家參加這堂課程的定心丸!

 

接著,陳醫師帶入簡報製作的原則和細節,最重要的就是,不要用範本,簡報用了範本,就先輸一半,因為雜訊太多,無法突顯出我們想講的東西。

 

 

對齊、對齊再對齊

 

陳醫師以自己的投影片為範例,娓娓道來簡報的設計原則。最基礎的就是對齊,這點我也非常認同,對齊能夠讓人覺得整齊、簡潔,看起來就是比較舒服。一些視覺動線的小技巧,我也覺得非常受用,讓聽眾可以一眼抓到投影片的重點。

 

字型的選擇,建議以無襯線字型為主,清新洗鍊。色彩的安排,最好的範本其實就是陳醫師本身的簡報,白色背景,灰色輔助,不同濃淡的第三色作為強調,真的十分簡潔明瞭。而且陳醫師很會使用扁平化圖示,馬力歐蘑菇代表黴菌,作為個人標誌,既親民又有記憶點,形成了陳醫師本人最強烈的個人 icon,對於像我這樣想要經營個人品牌的人,真的是最好的借鏡!

 

這次上課,其實也很想知道圖片的使用和掌握,陳醫師也提到了負空間的使用,字體顏色的選擇方式以及圖片擺放原則,這些原則,也讓我在使用大量臨床照片做簡報時的編排,更有想法。

 

 

簡潔、簡單就是王道

 

簡報的文字使用,其實是越少越好,最好只使用關鍵字。排版強調整齊,即使是純文字簡報,只要經過良好的編排再輔以重點色強調,也可以非常的簡潔明瞭,舒服呈現,不需要硬放一些文不及義的圖來干擾版面。

 

圖文使用原則最重要的是「圖文相襯」,不要放一些跟無關的圖,只要將文字整理,精簡明瞭,也會有很好的效果。圖表的使用,非常重要,長條圖就可以呈現很多事情;表格是呈現資訊的好工具,只要能把握圖表精簡的重點,用重點色強化,其實不管什麼樣的圖表都能有很好的效果,重點就是能簡則簡。

 

有了這些基本觀念,就進入了新思惟招牌的互動實作,希望學員能把上午的學習重點,應用在最常用的六大簡報類型,我覺得這個設計很棒,讓學員可以很快的把早上的內容整理消化,並實際運用,讓人印象深刻。等於學員上課回去後,這六大簡報類型的製作訣竅,就深深烙印在腦海裡。

 

 

講者才是演講的重點

 

下午的課程,開始深入到心法層面,陳醫師提到一個重點,大家都可能面臨有越來越多的簡報需要製作,但是,簡報的構思和規劃、上台的演練跟投影片本身一樣重要,甚至更重要。

 

但是,大家可能都花了太多時間在製作投影片,所以,建議大家固定自己的投影片風格,以後就有自己固定的版型,上台前只要利用舊有素材修改,就可以縮短製作投影片的時間,把時間放在構思和上台的演練,讓演講更加精彩。

 

畢竟投影片只是讓聽眾視覺暫留的工具,重點是講者本身,所以,我們不應該失焦,忘記自己才是主角。投影片到底要做多少、做到什麼程度,其實這個問題需要問自己「觀眾是誰?自己有多少時間?」掌握基本原則,不同時間、不同聽眾,做出適合場合的投影片,也是幫助我們規劃和思考的依據。

 

舊有的投影片,其實都是我們可以再次利用的素材,放在部落格加上敘述,就變成部落格文章。每次的呈現,因為風格一致,就變成個人品牌的展現,陳醫師就因為這樣,獲得各種不同的工作機會,各個層面都有,這樣的分享,也讓學員更有信心,把簡報做好。

 

 

對於簡報修改,我也略懂略懂。

 

蔡校長把大家課前繳交的投影片一一修改,在課堂上給大家方向,告訴我們如何運用這些上課傳授的技巧,將自己過去的作品提升,然後面對接下來要做的新簡報,能快速的連結今天所學的技巧。

 

而且看別人的投影片時,現在我也有能力,思考怎麼樣做可以更好,怎麼樣安排會更加清楚,這個段落我覺得安排得超好。

 

簡報製作技巧在整天的課堂中已經傳遞的相當清楚,但重要的是,到底如何規劃一個演講,才是重點中的重點。蔡校長以自己去奇美醫院演講和這次簡報架構改版的課程為例,思考「聽眾是誰、什麼場合、找出屬於自己的答案並行動」,來訂定演講雛形,再透過企劃書寫,思考演講是否精采、張力夠不夠?有沒有呼應、層次?透過這樣的方式,將整場演講設計得更加完善!最後才是運用今天所學的簡報技巧做簡報。

 

 

武功需要內外兼修

 

一整天下來,時間過得很快,真的學到很多,我覺得做簡報的原則和技巧,這些就像是武功中的外功,而思考規劃,像是武功中的內功,兩者兼具,缺一不可,才能練成好的武功,也才會有好的演講。

 

這次的兩位老師,都用自己的簡報來闡述其中真諦,讓我看到了簡報的內外全貌,沒有偏頗,覺得相當滿足,很感謝陳醫師和蔡校長規劃、改版這次的課程,很慶幸自己有參與,並學習到一輩子都可以運用的技巧,感謝!

 

 

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