簡報總是塞滿文字?是時候改頭換面了!

 

作者:高醫 神經部 葉威志 醫師

 

 

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專科訓練,習慣塞滿文字的簡報?

 

經過一天的課程,我發現那些會讓人昏睡的簡報,其實都有相同的原因,就是「害怕犯錯的報告者 x 不適當的呈現方式」。

 

這樣的簡報很常出現,我想和專科化的訓練有關係。專科訓練的特色,就是讓資淺者對自己的無知感到羞愧。從每日的晨會,全科會議到全院會議,看到輪訓學員滿臉通紅地僵在講台上,相信是大家相當熟悉的場景。

 

為了避免被考倒時不知所措,慌亂地在手中的小抄上尋找答案,學員們 PPT 上的字數越來越多,久而久之,簡報就小抄化了。即使我們已經逐漸掌握自己領域的知識,但在製作 PPT 的過程中,總會想起多年前被某大老狂電的恐懼,不知不覺又將眼前的報告小抄化。一次一次被恐懼制約下的產物,就是一頁頁貼滿文字的 PPT。

 

 

一針見血,點出簡報失敗的關鍵!

 

校長親身示範,如何將災難式的讀書會 Ver A, 改造成 Ver B。網路上早已久聞 Ver A vs Ver B 的精彩,直到今天才親身體會到其箇中奧妙。

 

Ver A 的鉅細靡遺、提綱挈領乍看之下沒有什麼問題,但當所有內容投放到螢幕上,配合校長刻意平淡的語調,不出五分鐘,聽眾已經感到眼皮漸漸沉重,眼睛也開始酸麻起來。一切換到 Ver B,好奇心瞬間就被標題頁給激發,之後隨著完美設計過的課程體驗了一場「心流」。

 

簡報其實是接近演唱會的一種體驗,要能夠引導聽眾。我們都習慣了教科書式的呈現方式,卻沒有發現簡報和教科書或論文是完全不同的媒介,要以全然不同的方法來呈現。

 

 

套用範本的簡報,距離失敗更近了。

 

過去製作 PPT 時,只要選個範本,再將內容逐一剪貼,就可以準備上台照本宣科。

 

校長直接點明:「套用範本,是失敗的一半。」以黃金區塊的概念回頭看自己的報告,發現除了範本之外,PPT 本身預設的版面就有很大的限制。

 

互動實作時,直接打破過去習慣的版面,改造過的簡報就像重獲新生一樣,靈活度跟吸睛度大增。

 

 

見圖知字,見字知圖。

 

圖片的處理延續了新思惟一貫建議的「放大+滿版」,簡報的選圖更強調文字和圖片的相互呼應,追求「見圖知字,見字知圖」的境界。

 

新思惟連圖片應該置左還是置右,文字的排列要和圖片邊緣對齊,何時選擇打淡等細節都幫您注意到了,甚至在文字部分也有相當實用的建議,簡報適合使用的字體、大小、配色等等細節,也毫無保留地教好教滿。藉由校長課堂的實際示範,加上偉挺醫師傳授的技巧,我想一場優秀的演講就是「融會貫通的報告者 x 正確且舒適的呈現」。

 

新思惟的核心就是「專業且體貼」,寫論文時,表現專業並體貼審稿者;做簡報時,更要展現專業,並給觀眾優質的體驗。

 

將演講內容融會貫通,靠的是講者本身的努力,然而,想學正確且舒適的簡報呈現,就找新思惟!

 

 

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